5 Komponinten foar effektive ynterne kontrôles

Foardat en ferminderje meiwurker yn jo medyske kantoar

Ynterne kontrôle wurde definiearre as in proses dat ûntwikkele is om fraud te foarkommen, bedriuwsgebrûk te garandearjen en feiligens te hâlden mei wetten en regelingen. Ynterne kontrôles binne allinich effektyf as se bepaald wurde troch de spesifike behoeften fan it medyske kantoar, ymplemintearre, kontrolearje, en wurde gemient om te soargjen dat se wurkje as plan.

It medyske kantoar moat in proaktyf oanpakke om de misdiediging fan 'e meiwurker te foarkommen en te ûndersiikjen troch troch te jaan in belied yn plak foar ynterne kontrôles. Präfinsje en deteksje spylje in heul wichtige rol yn ien ynterne kontrôleproses by minimearjen fan in bepaald nivo fan risiko.

1 -

Meitsje praktiken

It opstellen fan it bêste medyske kantoarpersonaal is in effektive manier om in ynterne kontrôlesproses te fersterkjen. Meitsje meiwurkers dy't kompetint, betrouber en betrouber binne troch grûnwetskrift fan kandidaten is gewoan goed bedriuwssinnich. Eftergrûnskontrôletsjes en referinsjekrêften binne maklike manieren om alle minne applen te weidzjen en bepaalde minsken te foarkommen fan it oanfreegjen fan 'e baak.

Hoewol eardere wurkjouwers net tastien binne om oare ynformaasje te jaan as wurkstatusstatus en eligibiliteit foar weryndieling, kinne jo freegje dat applicanten kontaktpersoanen leverje foar foargeande supervisors of meiwurkers om mear detaillearre ynformaasje te krijen. Eftergrûnskontrôles mei kredytekkingen jouwe ek details oer in persoanlike skiednis fan 'e oanfreger.

Mear

2 -

Ofdieling fan taken

Troch ôfhanneljen fan dutsen befrijt ien meiwurker de ferantwurdlikheid fan meardere transaksjes mei it behannelen fan finânsjes. Wannear't in meiwurker jild jildt moat der ien persoan wêze dy't bepaalde transaksjes autorisearret, in oare persoan dy't ferantwurdlik is foar it ferwurkjen, en in oare foar it opnimmen en rekkenjen. Dit soarget derfoar dat gjin ien persoan elke taak útfiere kin dat net fûn wurdt of troch in oare persoan evaluearre wurdt.

Troch ôfdielingen fan plichten makket it dreech dat alle jild fan jild ferlern gean is, oft it op 'e kant fan' e foetop of op it bestjoerlik nivo fan 'e medyske kantoar leit. Wannear't meiwurkers witte dat elk proses folge wurdt en kontrolearret, it stimulearret genoatigens en earlikens by it útfieren fan taken.

3 -

Dokumintaasje

Elke finansjele transaksje moat in papier trail hawwe. Dokumintaasje is net allinich de praktyk fan skriuwen of dokuminten aksjes, mar ek fan kopyen fan alle finansjele opsjes lykas invoices en betellingsferwjittingen. Meiwurkers moatte bewust makke wurde om nea in transaksje basearre te fieren op in mûnlinge fersyk.

Gjalte dokumintaasje befet offisjele medyske kantoarfoarmen, letterkopen of faktueren en moatte autorisearre wurde troch ûndertekening, as nedich. Beskikingen moatte altyd in fakt hawwe, lykas republiken, jildtransferjes of betellingsferbinings. Kassing moat allinich akseptearre wurde, nea hân útjûn as it net om geduld te feroarjen. Kaferslachrekombination moat ek oan it begjin en ein fan elke skeakel dokumentearre wurde.

4 -

Physical and Electronic Safeguards

It gebrûk fan safes, alaarmsystemen, kamera's en sluzen kin it medyske kantoar helpe yn it beskermjen fan gegevens, ynventarisaasje, akwessen en jild.

1. Kontrolearje alle cashkasten, kontrôle, en kritearjende boeken yn in feiligens mei beheinde tagong troch de medyske kantoarpersoniel. Kombinaasjes moatte regelmjittich feroare wurde.

2. Alaarmsystemen hawwe plak foar oeren en net-operative dagen.

3. Kameras kinne pleatst wurde oan elke yngong en ôfslach, de rút en rjochte op de feiligens.

4. Bliuwt de doarren nei de levering-keamer en / of de apotheekekabinet op alle tiden ynsluten en tagelyk tagong ta bepaalde gebieten as nedich.

Elektryske safeguarders befetsje it brûken fan wachtwurden en beheine tagong ta persoanlike persoanen.

5 -

Monitoring Operations

Elke ynterne kontrôleproses soe ûnfolslein wêze sûnder manier om de operaasjes te kontrolearjen. Ynterne kontrôles kontrôle betsjuttet it oersjen fan de deistige operaasjes om te soargjen dat de prosessen goed wurkje.

1. Klearferiening

2. Akkount of fak fan auditearring

3. Ferifikaasje troch it fergelykje rapporten

4. Reguliere ynventarisaasje kontrôles

It hâlden fan in dreech each op alle prosessen is essensjele, mar earst en foaral in medyske kantoarmanager moat:

1. Stel regels en doelen

2. Kommunisearje se oan alle personiel

3. Stel feedback op gewoane basis